Nhiều thủ tục ở Việt Nam — uỷ quyền bán nhà, uỷ quyền nhận tiền, xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký khai sinh cho con — cần giấy tờ có xác nhận hợp lệ. Người đang ở nước ngoài làm được mà không phải bay về.
Kênh chính là cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước sở tại: đại sứ quán hoặc tổng lãnh sự quán. Các cơ quan này thực hiện công chứng, chứng thực chữ ký, và hợp pháp hoá lãnh sự.
Cần phân biệt hai việc khác nhau. Chứng thực chữ ký là xác nhận rằng chính bạn đã ký vào văn bản. Hợp pháp hoá lãnh sự là làm cho giấy tờ do nước ngoài cấp có giá trị sử dụng tại Việt Nam. Giấy khai sinh, giấy kết hôn hay bằng cấp do nước sở tại cấp thường cần bước thứ hai.
Với văn bản uỷ quyền, nội dung phải viết rõ phạm vi và thời hạn. Uỷ quyền chung chung dễ bị từ chối khi làm thủ tục, mà cũng rủi ro cho chính người uỷ quyền.
Nên hỏi trước nơi sẽ nộp hồ sơ ở Việt Nam về đúng loại giấy tờ và đúng hình thức xác nhận cần thiết. Làm sai loại là mất cả thời gian lẫn chi phí, và thường chỉ phát hiện khi người nhà mang hồ sơ đi nộp.
Nhiều cơ quan đại diện yêu cầu đặt lịch hẹn trực tuyến và có ngày tiếp nhận cố định trong tuần. Nên kiểm tra lịch trước khi sắp xếp nghỉ làm.
